Tips

12 enkle, men effektive teknikker til accelereret arbejde i Excel

Pin
Send
Share
Send
Send


Ofte skal man håndtere MS Excel? Så gå ikke glip af en del tips om optimering af arbejdet i dette program.

Tilføj hurtigt nye data til et diagram

Hvis der for dit allerede opstillede diagram vises nye data på det ark, der skal tilføjes, kan du blot vælge en rækkevidde med nye oplysninger, kopiere den (Ctrl + C) og derefter indsætte den direkte i diagrammet (Ctrl + V).

Instant Fill (Flash Fill)

Denne funktion viste sig kun i den nyeste version af Excel 2013, men det er værd at opgradere til den nye version i forvejen. Antag at du har en liste over fulde navne (Ivan Ivan Ivanovich), som du skal omdanne til forkortelser (Ivanov I.). For at udføre en sådan konvertering, skal du bare begynde at skrive den ønskede tekst i den tilstødende kolonne manuelt. På den anden eller tredje linje vil Excel forsøge at forudsige vores handlinger og udføre yderligere behandling automatisk. Du skal kun trykke på Enter-tasten for at bekræfte, og alle navne konverteres øjeblikkeligt.

På samme måde kan du udtrække navne fra e-mails, lime navnet på fragmenterne osv.

Kopier uden at bryde formater

Du kender mest sandsynligvis den "magiske" autofuldføringsmarkør - et tyndt sort kryds i det nederste højre hjørne af cellen ved at trække som du kan kopiere indholdet af cellen eller formlen til flere celler på én gang. Der er dog en ubehagelig nuance: sådan kopiering bryder ofte bordets design, da ikke kun formlen kopieres, men også celleformatet. Dette kan undgås, hvis du umiddelbart efter at trække med et sort kryds, klikker på det smarte mærke - et specielt ikon der vises nederst til højre på det kopierede område.

Hvis du vælger indstillingen "Kopier kun værdier" (Fill Without Formatting), vil Microsoft Excel kopiere din formel uden format og vil ikke ødelægge designet.

Viser data fra et Excel-regneark på et kort

Den nyeste version af Excel 2013 har evnen til hurtigt at vise dine geodata på et interaktivt kort, for eksempel salg efter by osv. For at gøre dette skal du gå til "App Store" på fanen Indsæt og installere Bing plugin derfra Kort. Dette kan gøres via et direkte link fra hjemmesiden ved at klikke på knappen Tilføj. Når du har tilføjet et modul, kan du vælge det i rullelisten "Mine apps" på fanen "Indsæt" (Indsæt) og placere det på dit regneark. Det er fortsat at vælge dine dataceller og klikke på knappen Vis steder i kortmodulet for at se vores data på det.

Hvis det ønskes, kan du i indstillingerne for plugin vælge typen af ​​diagram og de farver, der skal vises.

Hurtig overgang til det ønskede ark

Hvis antallet af regneark i din bog overstiger 10, bliver det svært at navigere i dem. Højreklik på en af ​​arkbladerknapperne i nederste venstre hjørne af skærmen.

En indholdsfortegnelse vises, og du kan øjeblikkeligt gå til et hvilket som helst ønsket ark.

Du kan også oprette et indholdsfortegnelse med hyperlinks på et separat ark. Det er lidt mere kompliceret, men ofte mere praktisk.

Konverter rækker til kolonner og tilbage

Hvis du nogensinde har haft til at skifte celler manuelt fra rækker til kolonner, så vil du sætte pris på følgende trick:

  1. Fremhæv rækkevidden.
  2. Kopier det (Ctrl + C) eller ved at trykke på højre museknap, vælg "Copy" (Copy).
  3. Højreklik på cellen, hvor du vil indsætte data, og vælg en af ​​de specielle indsætningsmuligheder i kontekstmenuen - ikonet "Transpose".

I ældre versioner af Excel findes der ikke et sådant ikon, men du kan løse problemet ved at bruge en specialindsats (Ctrl + Alt + V) og vælge indstillingen "Transpose" (Transpose).

Drop-down liste i cellen

Hvis det er meningen at indtaste strengt definerede værdier fra det tilladte sæt (for eksempel kun "ja" og "nej" eller kun fra listen over afdelinger i virksomheden mv.), Så kan det nemt organiseres ved hjælp af rullemenuen:

  1. Vælg cellen (eller rækkevidde af celler), hvor der skal være en sådan begrænsning.
  2. Klik på Data Validation knappen på fanen Data (Validation).
  3. Vælg "List" -alternativet i rullemenuen "Tillad".
  4. I feltet "Kilde" skal du angive det område, der indeholder referencevarianterne af elementerne, som efterfølgende falder ud, mens du skriver.

Avancerede tricks fra samme serie: en rulleliste med påfyldning, relaterede rullelister, en rulleliste med et billede osv.

Smart tabel

Hvis du vælger en rækkevidde med data, og på fanen Start klikker du på "Format som en tabel" (Home - Format as Table), så bliver vores liste omdannet til et "smart" bord, som (undtagen en dekorativ stribet farve) kender mange nyttige ting:

  • Stræk automatisk, når du tilføjer nye rækker eller kolonner til den.
  • De indtastede formler kopieres automatisk til hele kolonnen.
  • Hætten på denne tabel fastgøres automatisk, når du ruller, og den indeholder filterknapper til udvælgelse og sortering.
  • På fanen Design, der vises (Design), kan du tilføje en række totaler med automatisk beregning til en sådan tabel.

Minidiagrammer

Sparklines er miniatyrdiagrammer trukket direkte i cellerne, som grafisk viser dynamikken i vores data. For at oprette dem skal du klikke på "Grafik" (Linje) eller "Histogram" (Kolonner) i gruppen "Sparklines" på fanen "Indsæt". I vinduet, der åbnes, angives rækkevidden med de indledende numeriske data og de celler, hvor du vil medbringe sparklines.

Efter at have klikket på "OK" -knappen, vil Microsoft Excel oprette dem i de specificerede celler. På fanen Design (Design) kan du yderligere tilpasse deres farve, skrive, aktivere visning af mindste og maksimale værdier mv.

Gendan ubesvarede filer

Fredag. Aften. Den længe ventede ende af chokarbejdsugen. Ser du frem til resten, lukker du den rapport, du var optaget i den sidste halvdel af dagen, og i dialogboksen, der vises, "Gem ændringer til filen?" Pludselig af en eller anden grund skal du trykke på "Nej".

Det tomme kontor annoncerer dit hjerteskærende råb, men det er for sent - de sidste få timers arbejde gik til hundens hale og i stedet for en behagelig aften med venner, bliver du nødt til at genvinde den tabte.

Faktisk er der en stærk chance for at rette op på situationen. Hvis du har Excel 2010, skal du klikke på "File" - "Recent" (File - Recent) og finde knappen Genopret ubesvarede arbejdsbøger i nederste højre hjørne af skærmen. I Excel 2013 er stien lidt anderledes: "File" - "Details" - "Version Management" - "Gendan ubesvarede arbejdsbøger" (File - Egenskaber - Gendan ubesvarede arbejdsbøger). En særlig mappe åbnes fra dybden af ​​Microsoft Office, hvor midlertidige kopier af alle bøger, der er oprettet eller ændret, men ikke gemt, gemmes i en sådan sag.

Sammenligning af to intervaller for forskelle og kampe

Meget ofte, når du arbejder i Excel, er det nødvendigt at sammenligne to lister og hurtigt finde genstande, der er ens eller forskellige i dem. Den hurtigste og mest visuelle måde at gøre dette på:

  1. Vælg begge sammenlignede kolonner (mens du holder Ctrl-tasten nede).
  2. Vælg på fanen Startside - Conditional Formatering - Regler for Cell Allocation - Duplicate Values ​​(Home - Conditional Formatering - Fremhæv Cell Rules - Duplicate Values).
  3. Vælg indstillingen "Unik" fra rullelisten.

Bonus: andre måder at sammenligne to intervaller og finde forskelle / kampe.

Valg (justering) af beregningsresultaterne for de krævede værdier

Har du nogensinde hentet inputværdier i din Excel-beregning for at få det output, du har brug for? På sådanne øjeblikke har du lyst til en hårdt nøgler, ikke? Kun et par dusin iterationer af "undershoot - flight", og her er det den efterlængte "hit"!

Microsoft Excel vil være i stand til at gøre sådan en passende til dig, og hurtigere og mere præcis. For at gøre dette skal du klikke på fanen "Indsæt" i "what-if analysis" -knappen og vælg "Parametervalg" -kommandoen (Indsæt - Hvad hvis analyse - Målsøgning). I det vindue, der vises, skal du angive den celle, hvor du vil vælge den ønskede værdi, det ønskede resultat og den indtastede celle, der skal ændres. Efter at have klikket på "OK", udfører Excel op til 100 "skud" for at vælge den samlede mængde, du har brug for med en nøjagtighed på 0,001.

Hvis denne detaljerede anmeldelse ikke dækker alle de nyttige MS Excel-chips, du ved om, kan du dele dem i kommentarerne!

Se videoen: Savings and Loan Crisis: Explained, Summary, Timeline, Bailout, Finance, Cost, History (Juni 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send